Pociąg, samolot czy samochód z kierowcą? Na popularnych trasach biznesowych, takich jak Warszawa - Kraków czy Warszawa - Gdańsk, każde z tych rozwiązań ma swoje zalety. Różnice stają się jednak znacznie bardziej widoczne, gdy zamiast samego czasu przejazdu porównamy całą podróż - od wyjścia z biura do dotarcia na miejsce spotkania.
Liczy się czas od drzwi do drzwi
Porównując różne środki transportu podczas podróży służbowej, warto patrzeć szerzej niż tylko na czas przejazdu między dwoma dworcami czy długość lotu. Podróż zaczyna się przecież pod biurem, w domu lub hotelu, a kończy pod konkretnym adresem.
Do całkowitego czasu trzeba więc doliczyć:
- dojazd na dworzec lub lotnisko,
- zapas przed odjazdem albo odprawą,
- właściwy przejazd lub lot,
- transport z dworca lub lotniska na miejsce spotkania.
W przypadku samolotu dużą część całej podróży mogą zajmować dojazdy i odprawa. Pociąg ma tę przewagę, że dworce znajdują się zazwyczaj bliżej centrów miast, jednak pasażer jest uzależniony od rozkładu. Samochód z kierowcą pozwala natomiast rozpocząć i zakończyć podróż dokładnie pod wskazanym adresem.
Pociąg - kiedy sprawdzi się najlepiej?
Na trasach dobrze skomunikowanych kolejowo pociąg często okazuje się bardzo dobrym rozwiązaniem, szczególnie dla jednej osoby. Pozwala uniknąć prowadzenia samochodu, a czas w podróży można przeznaczyć na pracę.
Ograniczeniem jest przede wszystkim rozkład. Jeśli spotkanie przeciągnie się o kilkanaście minut i pasażer nie zdąży na zaplanowany pociąg, oczekiwanie na kolejne dogodne połączenie może znacząco wydłużyć podróż.
Do czasu przejazdu trzeba również doliczyć dotarcie na dworzec i późniejszy transport do miejsca spotkania. W przypadku dwóch lokalizacji oddalonych od dworców może to zniwelować sporą część przewagi czasowej kolei.
Osobną kwestią jest możliwość pracy. W pociągu bez problemu można korzystać z laptopa czy przygotowywać materiały, jednak prowadzenie poufnych rozmów biznesowych w przestrzeni publicznej nie zawsze będzie możliwe.
Samolot - rozwiązanie na dłuższe trasy
Lot krajowy warto brać pod uwagę przede wszystkim na dłuższych trasach oraz wtedy, gdy harmonogram podróży jest ściśle określony.
Sam czas spędzony w powietrzu może być krótki, ale do całkowitego czasu podróży trzeba doliczyć dojazd na lotnisko, odprawę, kontrolę bezpieczeństwa oraz transport po wylądowaniu. Przy średnich dystansach może się więc okazać, że przewaga samolotu nad innymi środkami transportu jest niewielka.
Znaczenie ma również ryzyko opóźnienia lub odwołania lotu. Przy jednodniowej delegacji może to poważnie skomplikować plan, szczególnie jeśli nie ma dogodnego alternatywnego połączenia.
Samochód z kierowcą - kiedy warto go wybrać?
Nie każda podróż służbowa wymaga samochodu z kierowcą. Są jednak sytuacje, w których takie rozwiązanie może znacząco uprościć organizację wyjazdu.
Przede wszystkim:
- gdy podróżuje kilka osób i cała grupa powinna dotrzeć na miejsce razem,
- gdy jednego dnia zaplanowano kilka spotkań w różnych lokalizacjach,
- gdy miejsce docelowe znajduje się poza centrum lub w lokalizacji ze słabszym transportem publicznym,
- gdy podczas podróży trzeba omówić poufne kwestie biznesowe.
Znaczenie ma również powrót. Po całym dniu spotkań i kilku czy kilkunastu godzinach aktywności zawodowej konieczność samodzielnego prowadzenia samochodu przez kolejne kilkaset kilometrów może być zwyczajnie męcząca.
Koszt podróży służbowej - przy grupie kalkulacja się zmienia
W przypadku jednej osoby rachunek zazwyczaj przemawia na korzyść pociągu. Sytuacja wygląda jednak inaczej, gdy w delegację wybiera się kilka osób.
Trzy, cztery czy sześć biletów kolejowych oznacza odpowiednie zwielokrotnienie kosztu. W przypadku wynajęcia samochodu z kierowcą koszt przejazdu rozkłada się natomiast na wszystkich pasażerów.
Dlatego przy kilkuosobowej delegacji warto policzyć oba warianty zamiast automatycznie zakładać, że kolej będzie tańsza.
Warto uwzględnić także logistykę. Jeśli członkowie zespołu podróżują osobno, trzeba skoordynować ich przyjazdy. Opóźnienie jednej osoby może wpłynąć na harmonogram całej grupy.
Praca w drodze - czas, który można wykorzystać
Kilka godzin podróży służbowej nie musi oznaczać kilku godzin wyłączonych z pracy. W pociągu można korzystać z laptopa czy przygotowywać się do spotkania, chociaż odbywa się to w przestrzeni publicznej.
W przypadku samodzielnej jazdy samochodem takich możliwości nie ma - kierowca musi skupić się na prowadzeniu.
Podróżując jako pasażer, można natomiast wykorzystać przejazd na przygotowanie prezentacji, rozmowę telefoniczną czy omówienie strategii z pozostałymi członkami zespołu. Przy kilkuosobowej delegacji wspólna podróż może więc stać się częścią dnia pracy.
Bus VIP Travel realizuje transfery na terenie Polski, w tym przejazdy międzymiastowe z możliwością wcześniejszego zaplanowania przystanków na trasie. Dzięki temu przejazd można dopasować do harmonogramu delegacji, zamiast dostosowywać cały dzień do rozkładu połączeń.
Jak zaplanować przejazd międzymiastowy krok po kroku?
- Ustal godzinę spotkania i policz czas podróży wstecz - od drzwi do drzwi.
- Sprawdź liczbę pasażerów. Przy kilkuosobowej grupie porównaj koszt różnych środków transportu.
- Zastanów się, czy podczas przejazdu zespół będzie pracował lub prowadził poufne rozmowy.
- Sprawdź lokalizację miejsca docelowego i odległość od dworca lub lotniska.
- Jeśli wybierasz samochód z kierowcą, wcześniej ustal ewentualne przystanki oraz czas oczekiwania.
- Zaplanuj także powrót. Szukanie najlepszego rozwiązania dopiero po zakończeniu spotkania może ograniczyć dostępne możliwości.
Najczęstsze pytania
Czy samochód z kierowcą opłaca się przy jednej osobie?
Pod względem samego kosztu często korzystniejszy będzie pociąg. Samochód z kierowcą może mieć jednak przewagę, jeśli miejsce docelowe jest trudno dostępne, w ciągu dnia zaplanowano kilka spotkań albo istotna jest możliwość prowadzenia poufnych rozmów podczas przejazdu.
Czy można zaplanować przystanek po drodze?
Tak. Przy indywidualnie planowanym przejeździe można uwzględnić dodatkowe przystanki. Warto zgłosić je już podczas rezerwacji, ponieważ wpływają na długość trasy i koszt usługi.
Ile osób może podróżować jednym pojazdem?
W minibusach klasy premium może podróżować do ośmiu pasażerów wraz z bagażem. Pozwala to zorganizować przejazd większości kilkuosobowych delegacji bez konieczności dzielenia zespołu.
Czy można wrócić tego samego dnia?
Na trasach średniodystansowych jest to możliwe. Warto jednak już podczas planowania przejazdu określić orientacyjną godzinę powrotu i pozostawić margines na ewentualne przedłużenie spotkania.
Podsumowanie
Nie istnieje jeden środek transportu, który będzie najlepszy podczas każdej podróży służbowej. Przy jednej osobie i dobrej komunikacji między centrami miast bardzo często najlepszym rozwiązaniem będzie pociąg. Na najdłuższych trasach warto rozważyć samolot.
Samochód z kierowcą zyskuje przewagę wtedy, gdy podróżuje kilka osób, jednego dnia trzeba odwiedzić kilka miejsc, cel znajduje się poza centrum albo czas w drodze ma zostać wykorzystany na wspólną pracę i rozmowy.
Dlatego zamiast porównywać wyłącznie ceny biletów czy czas samego przejazdu, warto policzyć całą podróż od drzwi do drzwi. Dopiero wtedy widać, które rozwiązanie rzeczywiście jest najkorzystniejsze dla konkretnej delegacji.
Dodaj komentarz