Program konferencji ma rozpisane minuty. Transport zwykle nie ma, i to on decyduje o tym, czy pierwszy panel zacznie się o czasie. Poniżej trzy miejsca, w których najczęściej się sypie, i sposób na każde z nich.
Pierwszy moment: wszyscy przyjeżdżają naraz
Sesja otwarcia o dziewiątej oznacza, że sto osób chce wejść do budynku między 8:30 a 8:50. Jeśli dowozi je transport zorganizowany, wszystkie pojazdy podjeżdżają w tym samym dwudziestominutowym oknie.
Rozwiązaniem nie jest więcej samochodów, tylko rozsunięcie przyjazdów. Dwie tury w odstępie piętnastu minut przepuszczają tę samą liczbę osób bez korka przy wejściu, a dla uczestnika różnica jest niezauważalna.
Przy hotelach w centrum dochodzi drugi problem: miejsce podstawienia. Pod wieloma budynkami nie da się ustawić kilku pojazdów naraz i trzeba wyznaczyć punkt w sąsiedniej ulicy. To ustala się wcześniej, nie rano w dniu wydarzenia.
Drugi moment: wyjście poza obiekt
Lunch w innym miejscu albo wizyta studyjna to najtrudniejszy element dnia. Grupa jest już rozproszona, część osób rozmawia i nie patrzy na zegarek, a okno czasowe jest wąskie, bo program goni.
Sprawdza się twarda zasada: pojazdy stoją od ustalonej godziny i odjeżdżają o ustalonej, a nie wtedy, gdy zbierze się komplet. Osoby spóźnione dojeżdżają kolejnym kursem. Brzmi surowo, ale jedna osoba szukana przez dwadzieścia minut opóźnia pozostałych pięćdziesiąt.
Trzeci moment: wieczór i rozjazd
Po kolacji grupa rozpada się na kilka kierunków: hotele, lotnisko, dworzec, ktoś zostaje dłużej. To moment, w którym jeden autokar przestaje wystarczać i potrzebne są mniejsze pojazdy.
Warto to przewidzieć przy zamawianiu, a nie łapać taksówki o 23:00 dla gości, których firma zaprosiła. Z punktu widzenia odbioru całego wydarzenia ostatnie pół godziny pamięta się równie dobrze jak pierwsze.
Lista pasażerów i kto nią zarządza
Im większe wydarzenie, tym bardziej kusi, żeby każdy zgłaszał się sam. To nie działa, bo lista zmienia się do ostatniej chwili i ktoś musi mieć jej aktualną wersję.
Minimum, które wystarcza: imię i nazwisko, numer telefonu, godzina i miejsce odbioru, kierunek powrotny. Jedna osoba po stronie organizatora trzyma tę listę i to ona rozmawia z przewoźnikiem w dniu wydarzenia.
Jeden numer na cały dzień
W dniu wydarzenia organizator nie ma czasu dzwonić do czterech kierowców. Potrzebuje jednego numeru, pod którym ktoś wie, gdzie są wszystkie pojazdy.
To samo działa w drugą stronę. Kierowcy potrzebują jednego kontaktu po stronie organizatora, a nie listy pięciu osób, z których każda mówi co innego.
Rozliczenie bez niespodzianek
Przy wydarzeniach firmowych rozliczenie zbiorcze jedną fakturą jest wygodniejsze niż kilkanaście osobnych kursów. Warto ustalić wcześniej, czy obejmuje ono również kursy dodatkowe, zamówione w trakcie.
Jeśli budżet jest sztywny, a program może się wydłużyć, lepiej z góry ustalić stawkę za dodatkową godzinę niż liczyć na dogadanie się po fakcie.
Najczęstsze pytania
Ile wcześniej rezerwować transport na konferencję? Przy kilkudziesięciu osobach i terminie w sezonie konferencyjnym im wcześniej, tym lepiej. Przy mniejszych grupach tydzień zwykle wystarcza.
Czy pojazdy mogą czekać na miejscu przez cały dzień? Tak, to kwestia ustaleń. Postój jest tańszy niż dwa osobne kursy tylko wtedy, gdy przerwa między nimi jest krótka.
Co, jeśli program się wydłuży? Dlatego warto mieć ustaloną stawkę za dodatkowy czas. Kierowca zostaje, o ile pozwala na to jego harmonogram na kolejny dzień.
Czy obsługujecie wydarzenia poza Warszawą? Tak, przy wyjazdach wielodniowych dochodzi kwestia noclegu kierowcy i to ustala się przy wycenie.
Pełny zakres obsługi wydarzeń opisaliśmy na stronie transportu na eventy i konferencje. Przy wydarzeniach firmowych rozliczamy się jedną fakturą, co opisuje strona transferów biznesowych.