Autokar wynajmuje się raz na jakiś czas, więc większość pytań pada za późno, zwykle w dniu wyjazdu. Poniżej lista rzeczy, które warto ustalić wcześniej, żeby nie okazało się, że cena obejmowała co innego, niż się wydawało.
Co jest w cenie, a co dochodzi osobno
To pytanie numer jeden i jedyne, które naprawdę porządkuje porównywanie ofert. Dwie wyceny potrafią się różnić o jedną trzecią wyłącznie dlatego, że jedna obejmuje opłaty drogowe i parkingi, a druga nie.
Lista rzeczy, o które warto dopytać wprost:
- paliwo i opłaty drogowe na całej trasie,
- parkingi w miejscach docelowych, przy wyjazdach do centrów miast potrafią być
- znaczącą pozycją,
- nocleg kierowcy przy wyjazdach wielodniowych,
- czas oczekiwania między kursami, jeśli autokar stoi na miejscu cały dzień,
- dodatkowe przystanki poza ustaloną trasą.
Odpowiedź „wszystko w cenie" też trzeba zweryfikować, bo zwykle oznacza „wszystko z tego, co ustaliliśmy", a nie „cokolwiek się wydarzy".
Bagaż to osobna arytmetyka
Autokar ma luki bagażowe pod podłogą i półki nad siedzeniami. To dwie różne pojemności i służą do czego innego.
Przy wyjeździe narciarskim albo sprzęcie sportowym luki zapełniają się szybciej, niż wynikałoby z liczby pasażerów. Przy wyjeździe konferencyjnym z samymi walizkami kabinowymi problem w ogóle nie występuje.
Jeśli grupa wiezie coś poza bagażem osobistym, czyli rollupy, sprzęt nagłośnieniowy, materiały targowe, trzeba to zgłosić przy zamówieniu. To zmienia dobór pojazdu, czasem na taki z większą ładownością.
Postoje i czas pracy kierowcy
Przy pojazdach powyżej dziewięciu miejsc obowiązują przepisy o czasie prowadzenia i odpoczynku. To nie jest kwestia dobrej woli przewoźnika, tylko wymóg, który wpływa na harmonogram.
W praktyce oznacza to przerwy na trasie i limit dziennego przebiegu. Przy trasie na drugi koniec Polski albo za granicę może się okazać, że potrzebna jest zmiana kierowcy albo nocleg, i to trzeba wkalkulować w plan wyjazdu, a nie dokładać w ostatniej chwili.
Dla zamawiającego wniosek jest prosty: harmonogram układa się razem z przewoźnikiem, nie wysyła mu się gotowego do akceptacji.
Czego warto zażądać przed podpisaniem
Trzy dokumenty i jedno pytanie.
Dokumenty: aktualne ubezpieczenie OC i NNW, licencja na przewóz osób, badanie techniczne pojazdu. Rzetelny przewoźnik pokazuje je bez dyskusji.
Pytanie: co się dzieje, gdy pojazd się zepsuje. Odpowiedź „wyślemy zastępczy" powinna mieć doprecyzowanie, w jakim czasie i skąd. To jedyna sytuacja, w której cała impreza stoi, więc warto wiedzieć wcześniej.
Kiedy autokar, a kiedy dwa busy
Autokar wygrywa przy grupach powyżej mniej więcej trzydziestu osób jadących w jedno miejsce, jedną trasą, w tym samym czasie.
Dwa busy wygrywają, gdy grupa jest mniejsza, gdy trzeba zabrać ludzi spod różnych adresów, gdy dojazd prowadzi wąskimi ulicami albo gdy na miejscu nie ma gdzie zaparkować dużego pojazdu. W centrach miast ten ostatni argument bywa rozstrzygający.
Jest też sytuacja pośrednia: autokar dowozi całą grupę na miejsce, a na miejscu mniejsze pojazdy obsługują rozjazdy. Przy konferencjach z programem wieczornym to zwykle najtańszy układ.
Najczęstsze pytania
Czy można zmienić trasę w trakcie? Zwykle tak, ale wpływa to na rozliczenie i na czas pracy kierowcy. Lepiej zgłosić wcześniej niż ustalać przy drodze.
Czy kierowca zostaje z grupą przez cały dzień? Zależy od ustaleń. Jeśli autokar ma stać i czekać, to osobna pozycja w wycenie. Jeśli ma odjechać i wrócić po programie, to dwa kursy.
Co z jedzeniem i napojami w autokarze? To kwestia ustaleń z przewoźnikiem. Przy dłuższych trasach zwykle nie ma przeciwwskazań, przy gorących posiłkach bywają.
Czy autokar wjedzie pod hotel? Nie zawsze. W ścisłych centrach obowiązują ograniczenia tonażowe i brakuje miejsca na manewr. Punkt podstawienia trzeba sprawdzić przed wyjazdem, nie w dniu przyjazdu.
Warunki, flotę i zakres obsługi zebraliśmy na stronie wynajmu autokaru z kierowcą. Przy wycenie najbardziej pomaga podanie trasy, liczby osób i tego, czy pojazd ma czekać na miejscu, czy wrócić po programie.