Wynajem autokaru z kierowcą - transport dużych grup

Trzydzieści, czterdzieści, pięćdziesiąt osób: co się zmienia

Liczba osób w grupie decyduje nie tylko o rozmiarze pojazdu. Zmienia też sposób, w jaki układa się cały przejazd.

Grupa do 30 osób

To najczęstszy rozmiar przy wyjazdach firmowych i szkolnych. Mieści się w jednym autokarze średniej wielkości i jest to wariant najprostszy w obsłudze: jedno miejsce zbiórki, jeden kierowca, jedna godzina odjazdu.

Przy trzydziestu osobach da się jeszcze rozważyć wariant z trzema busami. Ma sens wtedy, gdy grupa wsiada w trzech różnych punktach miasta albo rozjeżdża się po przyjeździe. W pozostałych przypadkach autokar jest wygodniejszy i tańszy w przeliczeniu na osobę.

Grupa 40 osób

Tu kończy się sensowna alternatywa dla autokaru. Pięć busów to pięciu kierowców, pięć miejsc parkingowych pod hotelem i pięć razy więcej telefonów podczas przejazdu.

Czterdzieści osób to też moment, w którym zaczyna się liczyć bagaż. Luk bagażowy autokaru przyjmuje walizkę na osobę bez problemu. Przy wyjeździe narciarskim albo konferencji z materiałami i sprzętem trzeba policzyć to osobno, bo sprzęt zajmuje miejsce inaczej niż walizki.

Grupa 50 osób i większa

Pełny autokar. Przy tej liczbie pasażerów planujemy przejazd od końca: najpierw godzina, o której grupa ma być na miejscu, potem czas przejazdu, dopiero na końcu godzina zbiórki.

Powód jest prozaiczny. Pięćdziesiąt osób nie wsiada w pięć minut. Realnie trwa to kwadrans, czasem dwadzieścia minut, jeśli ktoś przyjedzie własnym autem i będzie szukał miejsca do zostawienia go na tydzień. Ten kwadrans wpisujemy w harmonogram zamiast udawać, że go nie ma.

Powyżej pięćdziesięciu osób wchodzi drugi pojazd. Wtedy ustalamy, która grupa jedzie którym, bo rozdzielanie ludzi na parkingu w dniu wyjazdu zawsze zabiera więcej czasu, niż się wydaje.

Kiedy jeden autokar to za mało, a dwa to za dużo

Typowa sytuacja: grupa liczy sześćdziesiąt pięć osób. Jeden autokar nie wystarczy, dwa jadą półpuste.

Rozwiązania są trzy i zależą od tego, co grupa robi na miejscu.

Autokar plus bus. Pięćdziesiąt osób autokarem, piętnaście busem. Bus zostaje na miejscu i wozi mniejsze grupy w trakcie pobytu, autokar wraca. Sprawdza się przy konferencjach, gdzie część uczestników wyjeżdża wcześniej.

Dwa kursy tym samym pojazdem. Jeśli odległość jest niewielka, a termin elastyczny, autokar jedzie dwa razy. Taniej niż dwa pojazdy, ale wydłuża dzień.

Kurs wahadłowy. Przy transporcie między hotelem a salą konferencyjną albo między dwoma punktami w mieście autokar krąży według ustalonego rozkładu przez kilka godzin. Grupa nie musi wtedy zbierać się w jednym momencie, co przy sześćdziesięciu osobach jest realną ulgą.

Który wariant wyjdzie korzystniej, zależy od trasy i od tego, czy pojazd ma na miejscu stać, czy wracać. Rozpisujemy to przy wycenie, zanim trzeba cokolwiek potwierdzać.

Bagaż grupowy liczymy osobno

Przy pojedynczym transferze bagaż jest oczywisty: tyle walizek, ile osób, czasem jedna więcej. Przy grupie przestaje być oczywisty.

Trzy rzeczy, które sprawdzamy przy zamówieniu:

Czy ktoś wiezie sprzęt. Narty, rowery, instrumenty, sprzęt wystawienniczy, stoisko targowe. To nie jest bagaż, to osobna kategoria i czasem przesądza o wyborze pojazdu.

Czy bagaż jedzie z grupą. Przy przeprowadzkach konferencyjnych materiały bywają wysyłane osobno dzień wcześniej. Wtedy autokar wiezie tylko ludzi i można go dobrać ciaśniej.

Co dzieje się z bagażem w trakcie pobytu. Jeśli grupa wysiada przy sali, a bagaż zostaje w luku do wieczora, pojazd musi gdzieś stać. To wpływa na plan kierowcy i na wycenę.

Długie trasy i zmiana kierowcy

Przy przejazdach ponad kilkugodzinnych planujemy zmianę kierowcy albo nocleg. To nasza praktyka, nie dobra wola: kierowca po całym dniu za kierownicą nie powinien wsiadać w drogę powrotną.

W praktyce oznacza to dwie rzeczy dla zamawiającego. Przy wyjeździe jednodniowym na dużą odległość lepiej założyć nocleg niż przejazd w obie strony tego samego dnia. Przy wyjeździe kilkudniowym kierowca zostaje z grupą i jest dostępny także między głównymi przejazdami, co bywa wygodniejsze niż zamawianie transportu lokalnego na miejscu.

Szczegóły ustalamy przy konkretnym zleceniu, bo zależą od trasy, liczby postojów i tego, czy grupa jedzie w jedną stronę, czy wraca.

Wyjazdy firmowe i grupy zorganizowane

Najczęściej wynajmowany jest na wyjazdy integracyjne, szkolenia wyjazdowe i transport zespołów na wydarzenia. Kierowca zostaje z grupą na czas pobytu i pozostaje do dyspozycji w ustalonych godzinach.

Warunki noclegu kierowcy przy wyjazdach wielodniowych ustalamy przed wyjazdem i wpisujemy do wyceny, żeby nie pojawiły się jako dodatkowy koszt po powrocie.

Rozliczamy się jedną fakturą VAT obejmującą wszystkie dni i przejazdy, z terminem płatności ustalonym w umowie.