Dwie firmy pytane o ten sam wyjazd potrafią podać kwoty różniące się dwukrotnie. Zwykle nie dlatego, że jedna jest droga, tylko dlatego, że liczą co innego. Poniżej rozkładamy wycenę na składniki, żeby dało się porównywać oferty, a nie zgadywać.
Kilometry to podstawa, ale rzadko najdroższa pozycja
Każda wycena zaczyna się od trasy. Wydawałoby się, że to proste. Tu jednak pojawia się pierwsza pułapka: liczy się nie dystans od miejsca zbiórki do celu, tylko cały przebieg pojazdu.
Autokar jadący z Warszawy do Zakopanego pokonuje trasę tam, trasę z powrotem, a często jeszcze przejazd z bazy pod adres zbiórki i powrót do bazy po kursie. Z czterystu kilometrów robi się tysiąc. I to jest ta różnica. Firma, która wycenia tylko odcinek tam, albo dolicza resztę później, albo ma ją wliczoną i wtedy jej kwota wygląda na wyższą.
Pytanie, które rozwiązuje ten problem w pierwszej rozmowie: czy podana kwota obejmuje dojazd pojazdu i powrót do bazy.
Czas oczekiwania bywa droższy od jazdy
Wyjazd na wesele wygląda tak: autokar przywozi gości o siedemnastej, a odwozi o trzeciej w nocy. Przez dziesięć godzin pojazd stoi, a kierowca jest do dyspozycji. Nie jeździ. Czeka.
Te dziesięć godzin ktoś musi opłacić. Zawsze. W wycenach pojawiają się na trzy sposoby: jako stawka za godzinę postoju, jako dopłata ryczałtowa za dzień albo jako cena doliczona do kilometrów w sposób niewidoczny dla zamawiającego.
Trzeci wariant jest najgorszy, bo uniemożliwia porównanie ofert. Dlatego przy zapytaniach weselnych i konferencyjnych od razu pytamy o godzinę przyjazdu i godzinę powrotu, a nie tylko o trasę.
Pora dnia i dzień tygodnia
Kurs o trzynastej w środę i kurs o trzeciej w nocy z soboty na niedzielę to różne usługi. Trasa jest ta sama. Reszta nie.
Piątkowe popołudnia i soboty w sezonie weselnym to w tej branży szczyt. Od maja do września soboty rezerwują się z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem. Podobnie wygląda grudzień, gdy nakładają się wigilie firmowe i wyjazdy świąteczne.
Z praktyki: ta sama trasa zamówiona na wtorek w listopadzie i na sobotę w czerwcu to dwie różne rozmowy o cenie. Nie dlatego, że ktoś wykorzystuje sytuację, tylko dlatego, że w czerwcową sobotę pojazd ma alternatywne zajęcie, a w listopadowy wtorek nie.
Nocleg kierowcy przy wyjazdach kilkudniowych
Przy wyjeździe trwającym dłużej niż jeden dzień kierowca zostaje z grupą. Musi gdzieś spać i coś jeść. To jest pozycja w kosztorysie.
Część organizatorów rozwiązuje to, rezerwując kierowcy pokój razem z grupą. Bywa, że wychodzi taniej niż ryczałt doliczany przez przewoźnika. Warto o to zapytać przy wyjazdach integracyjnych i szkoleniowych, bo przy pięciodniowym wyjeździe różnica robi się zauważalna.
Przy dłuższych trasach planujemy też zmianę kierowcy albo postój na odpoczynek. Robimy to jako własną praktykę, bo kierowca po ośmiu godzinach za kierownicą wiezie grupę inaczej niż kierowca wypoczęty. To również wpływa na wycenę, gdy trasa wymaga drugiej osoby.
Opłaty drogowe, parkingi i wjazdy
Te pozycje wyglądają na drobiazgi i przy krótkich kursach rzeczywiście nimi są. Przy dłuższych trasach i wyjazdach zagranicznych przestają nimi być.
Autostrady płatne, winiety w krajach tranzytowych, parking dla autokaru przy hotelu, opłaty za wjazd do centrów miast objętych ograniczeniami. Przy wyjeździe do Włoch albo Francji suma tych pozycji przestaje być drobiazgiem i powinna być w ofercie wymieniona osobno, a nie schowana.
Przy trasach krajowych największą pojedynczą pozycją bywa parking. Autokar zaparkowany na trzy dni w centrum dużego miasta kosztuje tyle, że potrafi zmienić kalkulację całego wyjazdu.
Klasa pojazdu i rok produkcji
Pod słowem „autokar” kryją się pojazdy różniące się wszystkim poza liczbą kół. Rozstaw foteli, klimatyzacja, toaleta, gniazdka, nagłośnienie, rok produkcji. Różnica bywa ogromna.
Przy przejeździe trwającym godzinę te różnice są drugorzędne. Przy ośmiu godzinach do granicy decydują o tym, w jakim stanie grupa dojedzie na miejsce. Dlatego porównując dwie oferty, trzeba najpierw sprawdzić, czy dotyczą porównywalnych pojazdów.
Nasza flota obejmuje Mercedesy klasy E i S, vany klasy V i Vito, busy Sprinter oraz autokary. Przy wycenie mówimy, którym konkretnie pojazdem pojedziecie, a nie tylko w jakiej kategorii. Zestawienie opisaliśmy na stronie floty.
Liczba pasażerów działa inaczej, niż się wydaje
Intuicja podpowiada, że więcej osób to wyższa cena. Jest odwrotnie. W tej branży: więcej osób to niższy koszt na osobę, bo koszt pojazdu i kierowcy jest stały.
Pięćdziesiąt osób w jednym autokarze dzieli ten sam koszt na pięćdziesiąt części. Dwadzieścia osób w tym samym autokarze dzieli go na dwadzieścia. Dlatego przy grupach poniżej trzydziestu osób zwykle proponujemy busa zamiast autokaru, bo przeliczenie wychodzi korzystniej dla zamawiającego.
To również powód, dla którego warto podać realną liczbę uczestników, a nie zawyżoną na zapas. Zawyżona liczba prowadzi do większego pojazdu i wyższej kwoty za coś, czego nie wykorzystacie.
Przystanki po drodze
Trasa z dwoma przystankami to inny kurs niż trasa bezpośrednia, nawet przy tej samej liczbie kilometrów. Każdy postój to zjazd, zatrzymanie, wsiadanie, wyjazd i powrót na trasę. To się sumuje.
Przy odbiorze gości weselnych z trzech miejscowości potrafi to dodać godzinę do przejazdu, który na mapie wygląda na czterdzieści minut. Ustalamy to wcześniej i wliczamy w harmonogram, zamiast odkrywać w dniu wyjazdu.
Dlaczego nie podajemy cennika na stronie
Pytanie wraca regularnie. Odpowiadamy wprost. Cennik tabelaryczny przy tej usłudze musiałby albo zawierać stawki zawyżone na zapas, albo zostać obwarowany tyloma gwiazdkami, że przestałby cokolwiek znaczyć.
Wyjazd pięćdziesięciu osób na wesele pod Płockiem z postojem w nocy i wyjazd pięćdziesięciu osób na konferencję do Poznania z powrotem tego samego dnia to na papierze podobna odległość, a w kalkulacji dwie różne usługi.
Zamiast tego podajemy kwotę po krótkiej rozmowie i ta kwota się nie zmienia. Wyjątkiem są dwie usługi, przy których trasa jest powtarzalna i cenę startową da się podać uczciwie: transfer na Lotnisko Chopina od 350 zł i transfer na Lotnisko Modlin od 400 zł.
Czego potrzebujemy, żeby podać kwotę
Siedem informacji wystarczy, żeby wycena była wiążąca, a nie orientacyjna:
- data i godzina wyjazdu oraz godzina powrotu
- adres zbiórki i adres docelowy
- liczba uczestników
- czy pojazd ma czekać na miejscu, czy odjechać i wrócić
- czy po drodze są przystanki i gdzie
- ile dni trwa wyjazd
- orientacyjna ilość bagażu i sprzęt nietypowy
Przy wyjazdach firmowych dochodzi jeszcze pytanie o fakturę i sposób rozliczenia. Szczegóły zebraliśmy na stronach wynajem autokaru i wyjazdy firmowe.
Na co patrzeć, porównując dwie oferty
Jeśli różnica między ofertami przekracza trzydzieści procent, prawie zawsze znaczy to, że jedna z nich czegoś nie obejmuje. Najczęściej: dojazdu pojazdu, godzin oczekiwania, noclegu kierowcy albo opłat drogowych.
Trzy pytania, które to ujawniają: czy kwota obejmuje dojazd i powrót pojazdu do bazy, czy postój na miejscu jest wliczony i do której godziny, oraz jaki konkretnie pojazd przyjedzie.
Oferta, która odpowiada na te trzy pytania bez wykrętów, jest porównywalna. Ta, która nie odpowiada, jest tylko tańsza na pierwszy rzut oka.
Najczęstsze pytania
Od czego najbardziej zależy cena wynajmu autokaru?
Od trzech rzeczy: całkowitego przebiegu pojazdu razem z dojazdem i powrotem do bazy, liczby godzin oczekiwania na miejscu oraz terminu. Sobota w sezonie weselnym i wtorek w listopadzie to różne stawki za tę samą trasę.
Czy w cenie jest dojazd autokaru pod adres zbiórki?
U nas tak i mówimy o tym przy wycenie. To pytanie warto zadać każdemu przewoźnikowi, bo właśnie na tej pozycji powstaje większość różnic między ofertami.
Czy płaci się za czas, w którym autokar stoi?
Tak, bo pojazd i kierowca są przez ten czas zajęci. Przy weselach i konferencjach ta pozycja bywa większa niż koszt samych kilometrów, dlatego pytamy o godzinę powrotu już przy pierwszej rozmowie.
Czy przy wyjeździe kilkudniowym trzeba opłacić nocleg kierowcy?
Tak. Część organizatorów rezerwuje kierowcy pokój razem z grupą i przy dłuższych wyjazdach to zwykle korzystniejsze niż ryczałt.
Czy taniej wychodzi autokar, czy dwa busy?
Przy grupie powyżej trzydziestu osób zwykle autokar. Poniżej tej liczby częściej bus, bo koszt pojazdu i kierowcy jest stały i rozkłada się na mniejszą liczbę osób.
Dlaczego nie ma cennika na stronie?
Bo przy tej usłudze tabela musiałaby zawierać stawki zawyżone na zapas albo tyle wyjątków, że przestałaby być użyteczna. Podajemy kwotę po krótkiej rozmowie i ta kwota się nie zmienia.
Z jakim wyprzedzeniem rezerwować autokar?
Soboty od maja do września oraz grudniowe terminy rezerwują się najwcześniej, często z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem. Przy wyjazdach w dni powszednie poza sezonem wystarcza zwykle krótszy termin.
Dodaj komentarz